不灭的焱

革命尚未成功,同志仍须努力下载JDK17

作者:Albert.Wen  添加时间:2023-01-17 22:45:58  修改时间:2023-02-05 10:13:46  分类:团队/项目管理  编辑

工作分解结构(Work Breakdown Structure,简称 WBS因数分解是一个原理,就是把一个项目,按一定的原则分解,项目分解成任务,任务再分解成一项项工作,再把一项项工作分配到每个人的日常活动中,直到分解不下去为止。即:项目→任务→工作→日常活动。

工作分解结构以可交付成果为导向,对项目要素进行的分组,它归纳和定义了项目的整个工作范围,每下降一层代表对项目工作的更详细定义。WBS总是处于计划过程的中心,也是制定进度计划、资源需求、成本预算、风险管理计划和采购计划等的重要基础。

 


 

IT部门做的事情,除了日常电脑维修,健康检查等常规重复性工作外,大部分都是大大小小的一次性任务,比如导入一套系统,升级一台服务器,实现一个发票打印需求等。

按照PMBOK为项目所做的定义,

项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。

IT部门大部分工作都属于项目型工作,所以项目管理在IT部门使用非常普遍。

本人有幸在一家集团公司IT部门工作多年,该集团IT部门根据多年实践,形成了一套实用的项目管理方法,下面来为大家介绍一下。

一种实用IT项目管理实践,Microsoft Project的使用

启动前

所谓兵马未动,粮草先行,项目启动前,先要确定项目经理(PM),负责项目的启动及整个项目过程的管理。

项目经理再找一个品管经理(QM/质量管理),协助自己做质量把关,一般由技术专家承担。

接下来就是筹备项目启动会议了,PM首先要弄清楚下面几个问题。

  1. 项目的范围,项目目标是要解决一个什么问题,可以带来什么价值,该做些什么,不该做些什么都要想清楚。
  2. 预期的投入和产出,如果需要外包或外购,预算是多少,预期有哪些产出成果
  3. 都涉及哪些人,谁是客户,谁是用户,谁受影响,谁有决策权。要邀请哪些人进入项目团队,成员各自职责是什么。
  4. 项目时程规划,什么时间要做完什么事情,有哪几个里程碑,要细化到可以管控的程度。

过程中形成如下两份文档:

  1. 项目启动报告PPT
    • 内容包括 项目范围、预期投入产出、项目团队成员、项目时程规划
  2. 项目时程Project File
    • 详细记录项目每个子任务的责任人及任务开始、完成时间

PM将上面两份文档发项目管理委员会审核(项目管理委员会由集团CIO和各子公司IT部门经理组成)。文档审核通过后, 项目正式成立,获得一个唯一的项目编码。 PM发会议邀请给管理委员会成员、QM、及其他所有项目团队成员。

启动会议上,由项目经理报告,介绍项目是做什么的,如何做,以及为何要这么做,相关影响等。

其他成员明确自己在项目中需要做什么,什么时候要做,并承诺可以做到,相当于一个宣誓仪式。

进行中

项目启动后,各成员按照项目时程规划,各自展开工作,过程中如有遇到困难,比如要请假,或者遇到技术难题无法如期完成项目任务,需要及时向项目经理提出。项目经理根据项目实际情况,决定如何应对,比如是要推迟项目进度还是寻求其他资源等。

项目经理要实时注意项目进行情况,预估可能风险并作出应对措施,并准备一份项目进行报告PPT在每周的集团IT周例会上汇报。集团IT周例会由CIO,各子公司IT部门经理及所有项目经理参加。

项目进行报告PPT内容包括

项目本周完成内容,进行中内容,预估风险

最新的预估项目完成时间、目前完成百分比

结案时

当项目目标实现时,PM向QM申请项目结案。QM检查所有预期产出是否都有得到,预期投入是否有超出,归档工作是否完成。所有都OK后,PM制作一份结案PPT,向项目管理委员会申请召开结案会议。

结案PPT内容包括

  1. 项目原始范围、预期投入产出
  2. 实际完成情况
  3. 项目品质(由QM评分并给出理由)

结案会议由PM报告,项目管理委员会、QM及其他项目团队成员参加,评估项目完成情况,总结项目经验教训。最后宣布项目结案,项目团队解散。

Microsoft Project的使用

项目过程中,PM从早期的项目展开、时程预估到进行中记录哪些任务已经完成,那些任务或时程需要作出调整,计算整个项目完成百分比都使用Microsoft Project工具,下面就简单为大家介绍一下这个工具的使用,本文以Project 2010为例。

创建一个Project文件

项目启动会议前,需要制作一份完整的项目时程文件,首先打开Project,新建一个文件,做如下设定

  1. 取一个文件名称,最好就以项目名称加版本号命名,如:“NCD COP系统导入 V01.001.mpp”
  2. 设置项目开始日期(菜单路径:项目 \ 项目信息)
  3. 添加两列,WBS 和 完成百分比 (在列名上点击右键,选择“插入列”)

录入项目任务

在“任务名称”列,按照WBS结构层次,将项目任务逐行录入Project文件中,最后设置所有任务的属性为自动,方便后面自动排程。(选中任务行后点右键,选择“自动安排”)

预估任务完成所需时间

在“工期”列,输入每个任务预计的完成所需要的天数,注意只需要录入最低层的任务工期,上层任务的工期会根据下层任务自动计算。

为任务分配资源

在“资源名称”,输入该任务的执行负责人,为任务统计方便,最好都录入完整姓名。

关联任务

在“前置任务”列,输入每个任务的前置任务的行号,这样就将任务关联起来了,如果有多个连续任务,可以全部选中后,点击菜单 任务\连接任务 (Ctrl + F2) ,实现快速关联。

检查排程

关联好任务后,由于前面我们已经后设置任务属性为自动排程,整个排程会自动计算,这时再检查一下哪些任务是否需要作出调整,比如哪些资源有过度分派(即同一时间做两件事情),最后对整个项目做出微调,这样一份项目时程文件就大功告成了。

记录任务完成百分比

项目进行过程中,检查如果任务已经完成,则在任务完成百分比中填入100%,否则输入实际完成百分数,同时预估完成时间是否需要进行调整。

总结

该项目管理实践,就是维护如下四份项目文档的过程

  1. 启动前,提交项目启动文档
  2. 启动前、进行中、结案时 都要维护项目时程文档
  3. 进行中,每周提交项目报告文档
  4. 结案时,提交项目结案文档

项目管理是一个复杂的系统工程,需要协调各个项目干系人之间的利益关系,对出现的情况需要及时作出理性判断,不断对项目作出调整,以期实现各项目干系人都能接受的最佳结果。

 

 

摘自:https://www.jianshu.com/p/8022e6eb75dd