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《海运货代实务》2.1 海运出口接单:掌握订舱的含义、集装箱货物海运出口流程

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学习目标

知识目标:

  1. 掌握订舱的含义、集装箱货物海运出口流程

能力目标:

  1. 能够按照客户的需要及时响应客户的查询。
  2. 能够根据托运信息查找合适的船期和船公司
  3. 能搜集和汇总各个船公司的船期和运价。
  4. 能够按照公司的价格策略,及时回应客户的询价。
  5. 能够审核客户提供的订舱委托和其他订舱资料。

情感目标:

  1. 具备团队合作意识和沟通交流能力。
  2. 具备独立思考能力。

任务情境

上海恒信国际贸易有限公司(Shanghai Hengxin International CO., ltd.)是一家专门从事服装和饰品贸易的公司。2018年4月3日,上海恒信国际贸易有限公司向美国德里克贸易有限公司出口一批男士牛仔裤,上海恒信国际贸易有限公司委托顺达国际货代办理出口运输和清关手续。

以下是顺达国际货代(电话记录中简称S)在接到上海恒信国际贸易有限公司(电话记录中简称H)的电话的记录:

H:喂,您好!请问,是上海顺达国际货运代理有限公司吗?

S:您好,是的。

H:我们这边有一批货需要出口至纽约港,货物已经准备好,最好订4月18日的船期,信用证结汇,想了解一下大概需要多少运费?

S:好的,纽约港属于美东航线,我需要根据您的具体要求,选择合适的船公司,请问您这边有货物的具体信息吗,比如货物的名称、尺寸、重量、数量及您所能接受的价格区间,或者您的其他要求。

H:这一批货共有207个包装箱,每8件装一个包装箱,毛重大概为3500千克,净重为3312千克,总尺码22.945立方米。我们期望的价格为3500美元以内,并无其他特殊要求。同时,你们来负责堆场装箱、集港和报关事宜。

S:根据您描述的信息,这批后使用20尺(1尺=1/3米)的集装箱便可,货物是服装,属于一般商品,按照普通集装箱海运运价核素即可,按照您要求的船期和价格,我们推荐KKK船公司,加上代理费用和一些港杂费,报价为3225美元,周三(2018年4月18日)的船期,26天到达。您看是否可以?

H:还有别的船公司和航线可供选择吗?

S:还有EMC和ONE,已经没有舱位了,在船期上不符合您的要求。

H:OK,那就选择KKK船公司吧。

S:好的,那麻烦您这边提供一份公司盖章的《订舱委托书》,我们会根据基本信息来完成订舱、报检、报关、集港等相关事宜;同时您还需提供有关本次交易的全套单据,包括销售合同、商业发票、信用证、装箱单和核销单等。

H:好的,没问题,我们这边准备单据,有问题咱们及时沟通。

王亮张明的任务是:查看以上通话记录,思考假如张明是这个接线员,能否顺利完成接单任务,要完成接单任务需要提前做好哪些准备工作?

任务分析

张明接到王亮主管的任务后,进行案例还原,要回答客户的这些问题,需要做好以下准备工作。

1.  熟悉公司的主要业务和经营范围

熟知公司的主要业务和经营范围,能够准确判定客户的需求是否属于公司的业务和经营范围。

1)国际货运代理公司的主要业务

国际货运代理公司(以下简称“货代公司”)在贸易交往中接受货主委托,组织、实施和协调运输过程,办理有关货物报关、交接、仓储、调拨、检验、保险、包装、转运、订车皮、租船、订舱、配载、拆装箱、缮制相关单证、签发提单、结算运杂费,乃至交单议付和结汇等业务。

2)国际货运代理公司的经营范围

根据《中华人民共和国国际货运代理业管理规定实施细则》的规定,国际货运代理企业的经营范围如下:

(1)揽货、订舱、托运、仓储、包装。

(2)货物的监装、监卸、集装箱的拆箱、分拨、中转和相关的短途运输服务。

(3)报关、报检、运输、保险。

(4)缮制签发有关单证、交付运费、结算和交付杂费。

(5)国际展品、私人物品和过境货物运输代理。

(6)国际多式联运、集运。

(7)国际快递

(8)咨询和其他相关国际货运代理业务。

2. 掌握国际货代业务中的常用信息

在国际货代业务中,业务员要掌握如下常用信息:

(1)需要掌握发货港至各大洲、各大航线常用的和货主需要的服务港口、价格。

(2)需要掌握主要船公司的船期信息。

(3)需要掌握各大主要城市千米数和拖箱价格。

(4)各港区装箱价格。

(5)船公司订舱费、报关费、商检换单费。

(6)应向询价货主问明一些类别信息,如货名、危险级别等。

3. 与客户确认重要信息

接受货主委托后,需要明确的重要信息,主要包括:

(1)船期、件数、毛重、体积、目的港(美国航线要注意所属州明)。

(2)箱型、箱量是否有特殊订舱要求,如对船舶船龄的限制、申请延长免费堆存期和用箱期、委托安排白卡做箱和委托做熏蒸等。

(3)付费条款、货主联系方式。

(4)做箱情况,门到门还是内装。

任务实施

张明为完成王亮主管布置的任务,假设自己作为业务员去完成接单任务,需要做一些准备工作。

步骤一:船期表、运价表的搜集

船期表是船舶在各航线上的停靠、出发的时间表。船期表的主要内容包括航线、船公司、船名航次、装运港(POL)、卸货港(POD)、目的港(FND)、到港时间(ETA)、离港时间(ETD)、截单时间(CUT-OFF DATE)等内容。

运价表是船公司向拖运人收取运杂费的费率表的汇总或者费用表单。运价表中会列明收费明细与收费标准。集装箱运价表一般包括航线、船公司、装运港、卸货港、文件费、反恐舱单收费(如:AMS、ACI、ISF、ENS)、电放费用、不同尺寸或类型集装箱的海运费(O/F)、订舱费、封志费、设备交接单费、发货港码头操作费(THC)等。

搜集船期表、运价表是为了根据客户要求选择适当的船期、计算出口运输成本。搜集的渠道主要为船公司官网、船公司销售报价、专业订舱网站、同行代理报价等。

AMS、ACI、ISF、ENS 是不同国家或区域的反恐舱单系统规定的名称缩写。其中,AMS表示美国反恐舱单系统;ACI表示加拿大的舱单系统;ISF表示美国的进口安全申报;ENS表示入境摘要报关单,是欧洲海关的提前舱单规则。

张明在专业订舱网站输入“整箱”、起运港“上海”和目的港“纽约”,点击“搜索”按钮即可查询船期运价表。张明将搜集到的运价汇总整理,用于业务员报价和船期航线查询。

步骤二:接受客户询价

上海恒信国际贸易有限公司要出运男士牛仔裤到美国,其外贸员通过电话咨询顺达国际货代业务员,询问船期和运价信息。

在向客户报价时,业务员不但要报价准确,而且对市场行情要随时了解,对自己没有掌握的运价要随时同行询价。

报价方式按对象可分为 直客报价、同行报价、网络报价。运价按环节可分为 分项报价 和 全报价(有的称多式联运报价)。分项报价对各个环节(如海运、驳船、拖车、报关、报检、仓储、保险等)分别计费;全报价中分整箱价和散货价。运价按公司价格管理层次还可以分为 低价(或成本价)、对外标准报价、合同客户报价。

报价内容包括 运杂费、船期、运价走势等。不同的客户报价方式不同,价格也会不同,报价必须慎重,同时需要灵活发挥,看情况报价,注意客户的出价并存档。合适的报价是从竞争对手中“抢客户”的重要手段之一。业务员在应付客户的询价时,对市场价、公司低价、报价方式和佣金给付方式要相当清楚。公司一般会给不同等级的业务员一个谈价的幅度,第一次报价要留有余地,也可以试探性地报价,为后面 的合作做好铺垫。

业务员通过各个船公司的船期和运价分析,向上海恒信国际贸易有限公司报价,为其筛选最优、最经济快捷的海运海运船公司,并连同船期、航程、海运和港口代理费用一起报给外贸员,供其参考和决定是否配载。

 1. 计量和海运货物分类

根据外贸员所提要求及货物规格尺寸,总尺码为22.945立方米,可以推送出,此货物装于一个20尺(1尺=1/3米)集装箱内便可,按照普通集装箱海运运价核算。

2. 选择承运人 (即 船公司)

按照各承运人(船公司)的航线优势,结合本公司主推的航线和船公司,选择承运人,并及时于外贸员进行沟通。

3. 选择航线

该票货物是到美国纽约的货物。到美国的航线一般分为美东线、美西线,港口均为船公司到美国挂靠的基本港;美国的其他较小的港口和内陆点在航线上均作为美国内陆点。大多数至美国的船公司均提供至美国内陆点的联运服务。

美东线的主要港口有:Houston,TX(休斯顿);New York,NY(纽约);Savannah,GA(萨凡纳);Miami(迈阿密)。美东线主要挂靠的船公司有:运价交代的MSC、NCL、NORAISA;运价中等、速度较快的PIL、EMC、COSCO、HPL、APL、ZIM;运价较高、速度最快的CMA、MOSK、MAERSK、HMM、HANJIN、YML。

美西线的主要港口有:Los Angeles(洛杉矶);Seattle,WA(西雅图);Long Beach(长滩);Oakland(奥克兰)。美西线主要挂靠的船公司有:运价较低的MSK、NCL、NORAISA;运价中等、速度较快的PIL、EMC、COSCO、HPL、APL、ZIM;运价较高、速度最快的CMA、MOSK、MAERSK、HMM、HANJIN、YML。

很明显,该票货物属于美东航线。

4. 核查船期表和运价表

一般来说,一家货代公司会为数家船公司的订舱代理,为查询方便,经常将几家船公司同一航线的船期表合并,制作自己的船期表,顺达国际货代美东航线上海到纽约的船期运价表如表2-1所示。

表 2-1 上海到纽约的船期运价表                 (单位:美元)

航线 目的港 船公司 报价 船期
20 GP 40 GP 40 HQ
美东 纽约 COSCO 1 665 2 065 2 065 30 天
KKK 1 503 1 825 1 825 26 天
EMC 2 298 2 913 2 913 24 天
ONE 1 880 2 350 2 350 26 天
ANL 3 471 3 853 3 903 32 天

价格对比时要注意,运费不但包括海运费,还包括各类杂费。货代公司要问清楚所报价格的组成,以免误解。一般连同各种杂费的运费总报价叫作“all in”(即全包价)。全包价才是比较接近货主实际支出的价格,最有参考价值。

综合以上信息,顺达国际货代按照上海恒信国际贸易有限公司对海运价格的要求(4000美元以内)和船期,认为以上船公司的价格和服务均可满足,现在是运输旺季,COSCO、EMC和ONE的舱位已满,ANL船公司的海运价格偏高,超出客户的预算价格,故推荐客户向KKK订舱,船期为5月13日。

步骤三:接受委托

上海恒信国际贸易有限公司的外贸员通过与其他货代公司比较,综合考虑运价服务、货代实力和售后服务等方面,最终选择顺达国际货代为其办理出口订舱、报关报检、投保、安排拖车等业务,并将相关资料(销售合同、发票、装箱单、订舱委托书等)发送给顺达国际货代的操作员。

操作员收到客户订舱委托书,要认真阅读1~5分钟,逐字查看客户委托要求(并将特殊要求明显标识),以便及时发现单子上的错误和问题。美加线及中美南线的需注明AMS到付还是预付、运输方式和州名。

操作员可通过QQ、邮件或电话联系上海恒信国际贸易有限公司的外贸员,了解该单位在出口地海关备案(年审)情况,报关单据是否齐备(全套报关单据包括委托报关协议、出口货物报关单、装单箱、发票、合同等),该票货物配哪种集装箱,以及有无特殊要求等内容,再次与外贸员确认以下重点信息:船期、件数、箱型、箱量、毛重、品名、HS编码、体积、提单类型及要求、运输条款、发货人、收货人、通知人、起运港、中转港、目的港。

操作员审核订舱委托书以下内容:

(1)订舱人:必须能正确地辨析订舱单位及其操作员或业务员,一般需有订舱单位业务章,对于新的客户应问清该公司详细资料并通知我司相关人员及时输入操作系统;对新客人要求提供营业执照传真件,让行政审核其营业资质,由副总签字后才可接受委托;对于非常急的订单,可以接受订舱,在当天把手续补上。

(2)起运港(port of loading):实际装运港口。

(3)卸货港(port of discharge):是指集装箱的卸货地点,即我司整柜要达到的港口。

(4)交货地点(port of delivery):只能为我司确定可以承接的目的地;若不是,须明确告知客户我司不能承接(更不能发进仓单)。在我司可以承接的目的地基础上加前后缀的,须判断是否与我司可承接的目的地为同一地点,若非同一地点,按不能承接处理,若无法判定,务必在得到船公司/代理明确确认可以承接后方可承接。

(5)件数/毛重/体积(PKG/G.W./volumn):一般单位货物毛重不能超过2500千克,单件货物高度不能超过2米,单件货物长度不能超过5米,整票货物不能超过10 000千克。不符合上述条件的货物,务必在与订舱/仓库/主管确认后才可以承接,代理有特殊要求的以代理要求为准。去美国/加拿大/澳大利亚/新西兰/欧盟的货物,若包装为木质包装,一般需作熏蒸。

(6)货名(discription of good):初步判定是否属于危险品/半危险品/打火机及附属物。若是,则不能承接,电池只接受干电池,且需客户保函,液体货物不能承接,客户托单一般需注明中文货名。

(7)唛头(shipping mark):唛头是指货物区别于其他货物的标志。仓库依据此标志分货/装箱/放货。一般不接受N/M的货物,一般要求托单上提供真实的唛头。

(8)截关日/离港日(所配船期)(cut off date / sailing date):截关日是指海关或船公司准许申报的最后日期;离港日是指船离开起运港的日期。通常所说的船期是指客户需配哪一天截关的船,我司根据客户所提供的时间安排最接近的船期,对于不能确认的务必在与客户确认后安排,我司系统内的离港日均指实际离港日。

(9)运输条框(transport clause):一般显示为CFS-CFS或LCL-LCL。若显示CFS-DOOR/DOOR-CFS/DOOR-DOOR/-DOOR-CY,务必在收到托单后最短时间内确认客户是否以上运输方式出运并书面确认由此产生的相关费用。

(10)运价(sell rate):托单上务必显示运价,到付需我司加收的,须在托单上明确注明,加收金额应合理、正常,对于明显不合理的,应提醒客户调整,必要时可拒绝接受。

(11)延航次货物的托单要求:若客户要求延迟航次出运,务必要求其重新传托单,我司根据新托单配船。

一般国际货代公司都会根据自身业务范围与特色制定企业的操作规范。下面是顺达国际货代的企业审单操作规范。

特殊单子需按以下要求提供信息:

(1)若订舱委托书上品名是食品,必须在拉箱前或仓库装箱前验箱。

(2)若订舱委托书上品名是药品类,必须特别注意,有些船公司不接个别药品,并且需要提供相关药品鉴定书。

顺达国际货代企业审单操作规范

  1. 确认货物所配船期、船公司、订舱单位。
  2. 注意目的港、箱型、预付条款、箱型与体积是否合理、毛重和体积重量与所配船公司是否会产生超重等重要信息,要注意各船公司的订舱要求,如船公司订舱都需要提供品名和HS编码。
  3. 货物签单有否特殊要求,货物出运提单为MB/L(海运提单)还是HB/L(仓到仓提单);运费是预付、到付还是第三地付款。
  4. 检查运输条款是做CY-CY(场到场)、CY-DOOR(场到门)、CY-FO(场到场但承运人不负责卸货港卸货),或者做DDU(未完税交货)、DDP(完税后交货)等。
  5. 美加线注意DDC(目的港交货)&BAF(燃油附加费)的到、预付,日本线注意BAF、YAS(码头附加费)&EBS(紧急燃油附加费)的到、预付。
  6. 注意某些港口的特殊信息,去美东的要注意是走MLB(小陆桥),还是ALL WATER(全水路)等信息。
  7. 集装箱的箱型、箱量及货物的重量(是否是超重超高箱)。
  8. 货物出运,客户是否有特别要求,如目的港免堆、免费用箱(必须在订舱时注明)。
  9. 货物是否进仓,如未进仓,及时将进仓通知传给客户。
  10. 与客户及时联系,并告知此票货物的相关情况,如船期,托卡最晚时间,是否需要熏蒸、植检、箱检等。

(3)若订舱委托书上品名是化学品、气体、液体,必须意识到是否是危险品,提供MSDS(化学品安全信息卡)、运输条件鉴定书,如不是危险品还要提供非危保函。

(4)若订舱委托书上品名是冷冻品,必须确认客服是否配冷冻箱。如果是冷冻箱,必须询问冷冻箱的订舱条件。

(5)若订舱委托书上卸货港或目的港是埃及的,必须提醒客服要做装箱前检验。

(6)若订舱委托书内容不全的,提醒客户将内容提供完整后再订舱。

(7)若遇美加线,要确认ISF(进口安全申报)发送方,是客户自己发送还是由我们来发送,是否在订舱委托书上注明。

(8)若遇客户订舱委托书上品名较笼统,需向客户确认详细品名。

任务拓展

为什么货运代理公司要通过退运费的形式来实现“0”海运费?

注:“0”海运费即货代不收任务运费给货主运货,在市场不良或不良竞争时用。

 

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